Svolgimento delle sedute di Consiglio degli Ordini territoriali in videoconferenza – Art. 73, commi 2 e 4 D.L. n. 18 del 17 marzo 2020 – Prime indicazioni operative

Caro Presidente,

ad oltre una settimana dall’approvazione del DPCM 11 marzo 2020 – ultimo in ordine cronologico – che ha esteso l’emergenza epidemiologica da COVID-19 su tutto il territorio nazionale, lo scorso 17 marzo 2020, il Consiglio dei Ministri ha approvato il Decreto Legge n. 18 - c.d. “Cura Italia” - attraverso il quale sono state introdotte una serie di misure volte a sostenere famiglie, professionisti ed imprese e, conseguentemente, mitigare l’impatto negativo delle misure adottate con l’intento di contenere la diffusione virale.

Nello specifico, l’art. 73, co. 2, del D.L. “Cura Italia”, ha previsto, fino alla data di cessazione dello stato di emergenza deliberato dal Consiglio dei ministri il 31 gennaio 2020, che :”i presidenti degli organi collegiali degli enti pubblici nazionali, anche articolati su base territoriale, nonché? degli enti e degli organismi del sistema camerale, possono disporre lo svolgimento delle sedute dei predetti organi in videoconferenza, anche ove tale modalità? non sia prevista negli atti regolamentari interni, garantendo comunque la certezza nell’identificazione dei partecipanti e la sicurezza delle comunicazioni.” A tale previsione si aggiunge quella contenuta al successivo comma 4, in base al quale, per il medesimo periodo di tempo, anche le associazioni non riconosciute e le fondazioni che non abbiano regolamentato la possibilità di prevedere sedute in videoconferenza hanno la possibilità di riunirsi secondo tale modalità “nel rispetto di criteri di trasparenza e tracciabilità previamente fissati, purché siano individuati sistemi che consentano di identificare con certezza i partecipanti nonché adeguata pubblicità delle sedute”.

Come chiarito nella precedente circolare n. 512 del 18 marzo 2020 la previsione dà riscontro alla segnalata esigenza di assicurare il corretto funzionamento degli organi centrale e territoriali di governo della professione di ingegnere, per quanto attiene all’assolvimento dei rispettivi compiti istituzionali e dell’urgente necessità di proseguire l’attività politica a sostegno della categoria.

A tal fine, si ritiene che la possibilità di svolgere, per tutta la durata dell’emergenza sanitaria in corso, le sedute consiliari in collegamento telematico, consenta di ovviare adeguatamente al problema dell’attuale sospensione delle attività. Ciò a condizione che, in sede di implementazione, siano osservate una serie di prescrizioni volte a garantire la piena equiparazione formale tra le riunioni effettuate in videoconferenza e quelle tradizionali in presenza. Segnatamente:

• la predisposizione di un apposito collegamento in videoconferenza tra i componenti dei singoli Consigli;
• l’accertamento dei Consiglieri presenti;  
• la reciproca percezione audiovisiva che consenta ai componenti dei singoli Consigli di partecipare simultaneamente e in tempo reale e, quindi, su un piano di perfetta parità alla riunione; 
• la possibilità di prendere visione, di condividere, far circolare e scambiare contestualmente tutti gli atti e i documenti da esaminare nel corso della riunione; 
• la piena e integrale visione, da parte dei presenti, dei documenti oggetto di votazione; 
• la discussione, l’intervento e l’espressione del voto in tempo reale sugli argomenti affrontati; 
• la redazione e l’approvazione del verbale;
• la riservatezza della riunione.

Riteniamo necessario precisare che, anche ai soli fini della relativa verbalizzazione, le riunioni svolte in via telematica non possano formare oggetto di registrazione. Ciò comporterebbe, infatti, l’esigenza di formale archiviazione del materiale audiovisivo corrispondente, con l’assunzione dei conseguenti oneri e responsabilità di legge da parte del soggetto depositario.

Vi informiamo, infine, che, in conformità alle prescritte indicazioni, è attualmente in via di elaborazione un regolamento interno per disciplinare le riunioni telematiche del Consiglio Nazionale degli Ingegneri. Non appena ultimato, tale atto sarà messo a disposizione dei Consigli territoriali affinché ne prendano visione e, qualora lo ritengano opportuno, lo utilizzino come modello di riferimento per la predisposizione di un atto corrispondente.

Circ. CNI 517/XIX Sess./2020